En primer lugar y, para empezar, debemos considerar que es, o no, una No Conformidad de proveedor. Si no lo hemos hecho nunca, la opción más restrictiva (cualquier tipo de incumplimiento por pequeño que sea) debiéramos tenerla en cuenta cuando tengamos implantado el seguimiento y control de las No Conformidades de proveedor que implican un incumplimiento con nuestro servicio al cliente, o nos supongan un coste económico.
En cualquier caso, las No Conformidades de proveedor más comunes son: artículo/servicio erróneo, artículo/servicio en mal estado, cantidad incorrecta, retraso en la entrega/servicio, errores administrativos.
En segundo lugar, valora el riesgo de tus proveedores. Es decir, qué proveedor es crítico para tu producción y servicio, y cuál no. Empieza por el primer grupo. Si en tu proceso de producción dependes en exceso de un proveedor, invierte tiempo en buscar alternativas. La dependencia de una sola empresa puede llevarnos a no poder servir a nuestros clientes si el proveedor nos falla.
En tercer lugar, evalúa a tus proveedores. Normalmente la evaluación no depende de un solo criterio. Utiliza las siguientes variables: Precio, Calidad, Condiciones de pago, Condiciones de transporte y entrega, Servicio post-venta, Reputación (medio ambiente, colaboración social, certificados normativos, acreditaciones de gestión, transparencia), Capacidad de respuesta. En la evaluación a proveedores puedes implicar también a tus clientes (por ejemplo, el servicio de transporte).
En cuarto y último lugar, prepara un Excel sencilla (
) dónde puedas registrar las No Conformidades de proveedores que se produzcan, registra al menos: fecha, proveedor, causa de la No Conformidad, Responsable del control, persona de contacto, fecha de solución, solución y evaluación/observación del resultado. La evaluación de proveedores es tan necesaria como la del desempeño de tus trabajadores. Analiza la calidad de lo que te suministran, las incidencias que hayan podido darse, el cumplimiento de los plazos de entrega, etc. No olvides, además, dar retroalimentación (mecanismo por el cual una proporción de salida de un proceso o sistema se redirige a la entrada, con evidencia de control de su comportamiento) sobre tu evaluación a los proveedores, dado que no es una medida de castigo o pena de control sino de mejora continua.
Mantén una buena relación con el proveedor. Cumple con los acuerdos e implícalo en tus procesos (por ejemplo, pídele su opinión, traza estrategias conjuntas de mejora y/o marketing). Trabaja con tu proveedor una comunicación fluida y atenta, en reuniones periódicas o sesiones de trabajo conjuntas.
El proveedor debe tener unos principios en línea con los de tu empresa, que mejore nuestra competitividad (en costes, en ventas, en imagen…), con una relación más cercana a la cooperación y donde se valore al proveedor por un conjunto de criterios claros y consistentes.